Eigentümer, Hausverwaltungen und Wohnungsgesellschaften, die vermieten, erheben eine ganze Bandbreite sensibler Daten ihrer potenziellen Mieter. Die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, muss dabei nicht nur von gewerblichen, sondern auch von privaten Vermietern eingehalten werden.

Die Datenschutzgrundverordnung 2018 ist gerade für Vermieter mit EU-weiten, strengeren Regelungen in Kraft getreten und geht bei berechtigten Schadenersatzansprüchen durch Zuwiderhandlung mit hohen Geldbußen einher. Selbstverständlich dürfen Eigentümer auch weiter prüfen, an wen sie vermieten und ob ein Bewerber in Frage kommt.

Die Einholung der Schufa Auskunft vor dem Vermieten, sowie die freiwillige Selbstauskunft von Bewerbern und natürlich die Datenerhebung für Lastschriften, sowie Vertragsvereinbarungen und Jahresschlussrechnungen unterliegen der Datenschutzverordnung DSGVO..

 

Die Datenschutzgrundverordnung in Bezug auf Datenspeicherungen

Die DSGVO sieht eine Datenspeicherung zur Anbahnung, zum Abschluss und im Vertragsrahmen beim Vermieten nur für den Zeitraum vor, in dem Eigentümer und Mieter eine vertragliche Verbindung eingehen.

Das bedeutet, dass der Eigentümer letztendlich nur die Daten des Bewerbers speichern darf, an den er letztendlich vermieten möchte. Laut Datenschutzverordnung müssen alle weiteren Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn es nicht zum Vermieten und somit nicht zum Vertragsabschluss kommt.

Eine andere Regelung sieht die Datenschutzverordnung nicht vor, außer der Bewerber erklärt sich mit der dauerhaften Speicherung seiner persönlichen Daten gegenüber dem Vermieter einverstanden. Was viele Eigentümer, die privat vermieten möchten, nicht wissen: Die Datenschutzverordnung gilt auch für die Kommunikation per E-Mail und alle darin enthaltenen Informationen.

Welche Daten dürfen beim Vermieten gespeichert werden?

Bei Vertragsabschluss bleibt es nicht aus, dass größere Mengen sensibler Daten verarbeitet werden. Hier sieht die Datenschutzverordnung einen sparsamen Umgang vor. Das bedeutet, dass Eigentümer zum Vermieten relevante Daten erheben dürfen und auf die Erfragung, sowie die Speicherung für den Vertrag nicht relevanter Daten verzichten müssen.

Zu den relevanten Daten beim Vermieten einer Wohnung, eines Gewerbeobjekts oder eines Hauses gehören die aktuelle Anschrift und der Name des Vertragspartners, sowie alle Angaben inklusive der Einverständniserklärung für den Einzug von Lastschriften. Das Geburtsdatum wird im Regelfall erfragt, spielt aber beim Vermieten von Objekten keine wirkliche Rolle.

Solange die Vertragsvereinbarung Gültigkeit hat, dürfen Vermieter, die den Mieter betreffenden Informationen zur Bonität und zu den monatlichen Einkünften speichern. Angaben zum Arbeitgeber oder zu vorangegangenen Mietverhältnissen werden in der strengeren Datenschutzverordnung als sehr sensibel und beim Vermieten als nicht relevant behandelt. 

Aus dem in der DSGVO enthaltenen Grundsatz zur Datenminimierung und dem Erforderlichkeitsgrundsatz geht hervor, dass die Löschung aller zum Vermieten gesammelten Daten bei Beendigung des Vertragsverhältnisses gelöscht werden müssen. Lediglich die für die Endabrechnung nötigen Daten dürfen bis zum Zeitpunkt der erfolgten Abschlussrechnung vorgehalten werden.

Sollten rechtliche Auseinandersetzungen im Raum stehen, müssen diesbezügliche Angaben zum Vertragspartner nicht umgehend, sondern erst nach ihrer Zweckentbindung gelöscht werden.

Von Privat vermieten: Eigentümer unterliegen der Informationspflicht 

Auch wenn es vom Gesetzgeber keine Formvorgabe zur Mieterinformation in Bezug auf die Datenspeicherung und Datenverarbeitung gibt, sind Eigentümer bei jeglicher Neuerhebung und Neuverarbeitung von Mieterdaten zur vorherigen Information verpflichtet.

Die Informationspflicht gilt laut Datenschutzverordnung sowohl für den Grund als auch für die Dauer und den Nutzen der Datenspeicherung. Der Mieter kann die über ihn gespeicherten Daten jederzeit anfordern und sich darüber in Kenntnis setzen, was genau von Seiten des Vermieters gespeichert wurde.

Kommt der Vermieter dieser Verpflichtung nicht nach, hat der Mieter das Recht der Beschwerde bei der Datenschutzbehörde. Um rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden, sollten Vermieter die Datenschutzerklärung aktuell halten und den Mieter grundsätzlich vor der Erhebung neuer Daten zur Einwilligung auffordern.

Die Einwilligung muss schriftlich, mindestens aber online mit der Mieterzustimmung zur Anerkennung erfolgen. Mündliche Absprachen erfüllen die Grundlagen der DSGVO nicht und haben daher keinen rechtlichen Geltungsrahmen.

Bereits beim Abschluss eines Mietvertrags sollten sich Vermieter mit einer Datenschutzerklärung absichern und die Akzeptanz des Vertragspartners einholen. In der Erklärung müssen die Verwendung und der Zweck der Datenerhebung, sowie Informationen zur Löschung nach Vertragsende enthalten sein.

Da eine Datenschutzerklärung vom Gesetzgeber vorgegebene Punkte enthalten muss, lohnt sich die Nutzung eines rechtssicheren Musters. Auch ein Immobilienmakler kann hier helfen und einen rechtssicheren Ausdruck zur Datenschutzerklärung bereitstellen. Eigentümer, die sich nicht an die DSGVO Richtlinien halten, müssen mit hohen Bußgeldern und Schadenersatzforderungen rechnen.


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